事業主必見!労働者を雇うなら人事・労務の知識を身につけよう

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ある程度事業が軌道に乗ると、負担軽減や事業拡大のために労働者の募集及び採用を検討する事業主が多いです。初めて労働者を雇い入れるときは、どのような手続きが必要なのか?労働関連法令等(以下、「法令等」)に則った必要な手続きなど、人事・労務の基礎知識について詳しく解説していきます。

労働者へ労働条件の通知をする

労働者を雇い入れる際には、労働条件を通知する必要があります。労働者は、初めて働く職場において、どのような労働をするのか、労働条件通知書や雇用条件通知書などの書面交付で明確にされていないと不安に思ってしまいます。また、労働条件の通知義務は、労働基準法に記載されている項目であり、事業主側は必ず明示をしなければなりません。もし、この義務を怠ってしまうと罰金を科せられる可能性もあります。

労働条件通知書により、必ず通知しなければならない項目は次の通りです。

・労働の契約期間

・業務を行う場所や業務の内容

・業務の開始時刻および終了時刻、休憩時間、休日や休暇、そして残業の有無

・退職金や賞与などを除く賃金の計算方法や決定方法、そして支払方法

・退職についてのルール

また、短時間労働者(パート労働者等)について、上記に加え、必ず通知しなければならない項目は次の通りです。

・昇給の有無

・退職金の有無

・賞与の有無

・短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓

そして、もし社内でのルールがある場合は、次の項目について記載をする必要があります。

・昇給についてのルール

・退職金に関する適用範囲や計算方法

・賞与

・個人負担のある食費や作業用品等の費用

・安全衛生に関する項目

・職業訓練に関する項目

・災害補償や業務外での傷病扶助

・表彰や制裁に関する項目

・休職に関する項目

労災保険、雇用保険の加入は必須事項

これまで個人事業主として、一人で会社を運営していたときには気にする必要がなかった事項でも、労働者を雇い入れることで義務が生じてしまうこともあります。雇用保険や労災保険が、それに当てはまります。

雇用保険は、従業員が仕事を辞めたときなどに給付を受けることができる保険であり、労災保険は従業員が業務または通勤が原因で傷病を負ったときに給付を受けることができる従業員のための保険です。そのため、適用事業所の事業主は、従業員を1人でも雇い入れれば労災保険へ、対象となる従業員がいれば雇用保険へ必ず加入しなければなりません。労災保険は、所轄の労働基準監督署、雇用保険は所轄のハローワークへの届け出が必要です。

これらの保険が未加入である場合、罰則適用があります。例えば、雇用保険の届出をしなかった場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。また、正規雇用の従業員でなく、パートやアルバイト従業員であったとしても、雇用条件によっては、加入が必須となりますので、専門家である社労士などに相談をしたほうが良いでしょう。

社会保険への加入は必要か?

社会保険は、(1)個人事業主で常時5人未満の場合と、(2)個人事業主で、かつ、適用業種以外の業種で、農林水産業、サービス業の一部(飲食店、理容・美容業等)、自由業、宗教業の場合は何人雇い入れたとしても加入義務はありません。ただし、(3)法人の事業の場合は、必ず加入しなければなりません。

たとえば、最初は個人事業で細々と経営していたところ、事業が軌道に乗り出してきたとします。事業拡大のため、また取引先や銀行からの信用を担保するために「法人成り」する会社は多いと思います。そうすると、労働者の有無にかかわらず社会保険の加入義務が生じます。「法人成り」をする際には、これらの義務についても確認をしておくようにしましょう。

最近では、建設の事業において、仕事を受注する際に、社会保険の加入が審査項目として入るようになりました。最悪、仕事を受けられないことにもなりかねませんので、加入義務のある事業の場合は漏れなく加入するようにしましょう。

また、社会保険の加入義務のない個人事業主であっても、任意に社会保険に加入することができます。もちろん、資金に余裕のあることが前提となりますが、優秀な人材を集めたい場合や従業員のモチベーションを向上させたい場合などに活用されることをお勧めいたします。

従業員に残業や休日出勤を依頼するために必要な手続き

労働基準法第32条では、「使用者は、労働者を、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、…1日について8時間を超えて労働させてはならない。」となっており、原則、残業は禁止されています。

ただし、労働者の過半数代表者または労働組合と会社が、労働者に一定時間または日に、時間外(休日)労働をさせることを合意をした約束、「時間外労働及び休日労働に関する労使協定(36『サブロク』協定)」を締結し、それを所轄の労働基準監督署に届け出ることにより、初めて従業員に残業をさせることができます。

事業が軌道に乗ってくると、時期によっては繁忙期が生じます。期限が限られている短期的な仕事の場合は、新たに人を雇い入れるまでもなく、今いる従業員に残業や休日労働をしてもらい、繁忙期を乗り切るケースは多々あるかと思います。その労務の提供に対して残業代を支給することはもちろんのことですが、上記のような手続きも必要になってくるので、忘れないようにしましょう。

コミュニケーションツールとしての就業規則

従業員が常時10人以上となる場合は、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署へ届け出、従業員にその内容を周知しなければなりません。

就業規則を作成すると、事業主側に不利になってしまうので作らないという事業主もいます。それは、自身の会社に合わない就業規則を作成してしまうことによるものです。たとえば、まだ、創業時期でいろいろと決まっていない段階で、とりあえず就業規則を自分で作ろうとして、ネットで落ちているものや、知り合いの会社の就業規則を拝借して会社名だけ変えて届け出てしまう場合にそういうことが起こります。

逆に、就業規則を作成していないとできないこともあります。たとえば、1日8時間、週40時間という固定的な働き方ではなく、フレックスタイム制や1か月単位の変形労働制などの弾力的な働き方で働かせたいという場合には、就業規則(労使協定)に規定しておかないとできません。

また、従業員数が増えてくると、給与を決めるにも、事業主が一人ひとり考えるのは、手間暇がかかります。そういったことを、就業規則にあらかじめ定めておけば、合理的な経営ができるようになります。

また、最近では、従業員のネットやSNSの書き込みによって、企業が損害を被るケースが増えていますが、そういったトラブルを未然に防ぐために就業規則に服務規律や罰則等を定めておくということも必要になってきます。

以上のことから、就業規則とは、法令に定めのないものを明確に規定することによって、合理的な経営を促進することやトラブルを未然に防止することができる労使間のコミュニケーションツールといえます。

ルールを守って労働者を雇い入れる

労働者を雇い入れることで、一人で事業運営をするよりも格段に効率が上がります。ただ、労働者を募集、採用し、雇い入れるためには、さまざまなルールが制定されています。しっかり守らないと、法令等により罰せられるでしょう。わからないことがある場合は、社会保険労務士に手伝ってもらい、募集、採用活動、その後の手続きを行っていくとよいでしょう。

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プロのコメント

熊谷知直 社会保険労務士
  • 熊谷綜合労務事務所
  • 熊谷知直社会保険労務士

法令が守られていないと罰せられるでなく、従業員から訴えられる恐れもあります。 「うちは大丈夫」「あいつらは労働法なんてわかってないよ」「そんな不満を言うような奴らじゃないから」・・・事業主さんからよく聞く言葉ですが、絶対大丈夫なんてことはありません。 私が実際に聞いた話です。 小さな工場を経営する事業主。自分の奥さんと、いとこの3人だけの会社でした。 いとこの人は20年も一緒に手伝ってきてくれましたが、70歳になったのを機に、体力的に厳しいということで退職。「今まで長い間ありがとう」「こんな年まで使ってくれてありがとう」こんな感じで最後は円満に終わりました。 ところがその1ヶ月後、そのいとこの人から、何と「未払い残業代」として約200万もの請求書が届いたのです。 周囲の人に話を聞くと、どうやらそのいとこの奥さんが、「毎日毎日遅くまで仕事頑張ってきたのに残業代も何もなく、これくらいしてもいいでしょ」と焚きつけたらしいです。(恐らく自分たちの老後の資金の足しに…という気持ちもあったのでしょう) 事業主さんとしては、親族だけの会社で、雇用してるつもりはなくただ「手伝ってもらってる」くらいの感覚でした。一方で本人のためを思い雇用保険にはかけてあげていたのです。 (親族であっても同居しておらず条件を満たせば労働者性が生じ、労基法が適用されます) 何が言いたいかといいますと、「絶対にそんなことしなさそうな」信頼できる親族でさえ、こうして残業代を請求してくることがあるのです。まして他人であれば、尚更大丈夫なんてことはありません。 従業員のことを家族のように思い、信頼しているとつい法律なんかは後回しになってしまいますが、「大事に思うからこそ」労働法の最低限の知識はおさえ、労働条件はちゃんと書面にし、法令を守った労務管理をしていくのが大事なのだと思います。そうすれば従業員も事業主を信頼して安心して働いてくれるのではないかなと思います。 そうは言っても難しい法律のことを調べるのも大変だし、知ってるつもりでも間違ってるかもしれない…。そんなときのために社労士がいます。人を一人でも雇ったら社労士にまず相談してみて頂ければと思います。

和田恵一 社会保険労務士
  • 和田社会保険労務士事務所
  • 和田恵一社会保険労務士

従業員を雇用する場合、給与から考える社長さんは多いと思いますが、給与は残業がない場合で大体2割増しぐらいは支払うものであると考えたほうが良いと思います。それだけ社会保険料等は高額です。残業代がかかりそうな業務の場合は大体そのさらに1割増し~5割増しくらいと考える必要があります。さらに賞与をどうするかも考えなくてはなりません。その計算をした上に従業員を雇用しないと経営上ダメージを与えることになのではないでしょうか。ちなみに建設業の場合、許可を受ける際に社会保険加入の確認をされますので、入っていない場合には指導の対象になります。

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この記事の監修者

千葉県船橋市に事務所を構えております。 大手小売業での勤務経験から、パートタイマーの採用・教育・労務管理・安全衛生を得意としております。 大量に人を雇用する企業様でも、ご契約内容に...