経理・税務申告をするために知っておきたい会計ソフトの基礎知識

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日々の経理業務や税務申告のためには、会計ソフトが欠かせません。特に青色申告をする個人事業主や法人の場合、複式簿記で帳簿付けを行わなければなりません。会計ソフトを使わずに経理業務をこなす場合には、手作業で売上や経費の集計をして決算書を作成しなければならず、とても大変な作業になります。ここでは、会計ソフト初心者のための基礎知識として、会計ソフトを使うと何ができるのか、会計ソフトにはどのようなタイプがあるのか、会計ソフトを使いこなすにはどうしたらよいかを解説します。

会計ソフトの基本的な役割

会計業務は、「日々の活動を数字で表す」ことが主な仕事だといえます。一般的には、複式簿記を使って金銭の動きといったものを記録したり、集計したりします。会計年度の終わりには決算書を作成しますが、決算書には損益計算書と貸借対照表があり、会計期間の経営成績や決算時点の財政状態を明らかにします。この決算書をもとに税金の申告書も作成していきます。

この会計業務を手作業で行おうとすると、売上や経費の集計、試算表や決算書の作成など、大変な作業となります。こうした作業を効率的に行ってくれるのが、会計ソフトです。会計ソフトに仕訳を入力すると、自動的に集計して試算表、総勘定元帳、決算書まで作成してくれます。最近では、初心者向けの会計ソフトも増えてきて、ガイドにしたがって項目を入力するだけで、仕訳を作成してくれるものもあります。

会計ソフトで何ができるのか

会計ソフトを使うと、簡単に仕分けが行えるうえに、入力データを試算表として集計してくれます。仕訳帳や総勘定元帳も作成できるので、これを印刷して、紙の帳簿として保存することも可能です。1年分の仕訳と決算仕訳を入力することで、決算書ができ上がります。ソフトによっては、集計したデータをもとに経営分析表を作成してくれるものもあります。

このほかに、消費税の集計機能がついている場合があります。ソフトを使う前に、消費税の設定をしておけば、仕分けを入力するだけで、集計や消費税の申告書の作成までやってしまえます。

また、ソフトの中には、固定資産台帳の入力が可能なものもあるので、申告ソフトと連動することで申告書の作成も簡単に行うことができます。個人事業主向けの会計ソフトでは、確定申告書の作成までやってくれるものもあります。最近は電子申告が主流になりつつあることもあって、申告書の作成ができる会計ソフトの中には電子申告に対応しているものもあります。

インストール型とクラウド型

会計ソフトのタイプとして、以前はパソコンにインストールするタイプが主流でしたが、最近ではインターネットに接続し、IDとパスワードを入力することで使うことができるクラウド型のものも増えてきました。

インストール型のものは種類もいろいろで、大規模な会社で使うことができる多機能なものから、フリーソフトとして配布されている簡易なものまであります。多機能なものは登録できる件数や機能に制限がないといったメリットもあります。一方で、使う人にとっては、会計の専門知識がある程度要求されるといった点や、高価なものが多いというマイナス面もあります。

クラウド型も、最近は様々なものがリリースされていて、初心者向けの安いものでも多機能なソフトがあるというメリットがあります。ソフトのバージョンアップを自分で行わなくてもよい、端末さえあれば場所を選ばず入力することができるといったことが、利用者の支持を集めています。多機能でも値段が安いものもあり、コストパフォーマンスの良いソフトが多く販売されています。

会計ソフトを使いこなすには?

会計ソフトを導入したら、日々の会計記録をきちんと入力し集計結果を確認することが大切です。

経営者は常に売上や利益などの数値を把握しておく必要がありますが、手作業では集計作業に時間がかかるため必要なときに資料を手に入れることが難しいといえます。会計ソフトを日々の仕事に活用し、必要に応じてデータを得ることが経営にはとても重要です。 1か月ごとに試算表を出力して経営分析に役立てることもできます。また、前年との比較や3期間の比較をすることや、売上や経費の変動をグラフで示してくれるものもあります。売掛金や買掛金の管理を通じて資金繰りを検討することも可能です。

会計の専門知識がなく日々の入力に時間がかかったり、本業が忙しくて、入力する時間がない場合には、専門家である税理士に依頼すると会計ソフトへの入力をかわりに行ってくれます。自分で入力を行いたい場合にも記帳指導をしてくれますので、会計ソフトで困った場合には税理士に相談することをおすすめします。

経理・税務申告をするための会計ソフトとは

会計ソフトは、記帳や集計、帳票の作成など会計に関することはほとんどできるようになりました。しかし税務申告まではカバーしていないソフトもあるので、別に申告ソフトが必要な場合もあります。会計ソフトの中には、仕訳の入力と集計のほかにも、消費税の集計や経営管理に役立てることができるものもありますが、会計ソフトを活用するためには日々の取引記録をきちんと入力することが大切です。日々の取引記録をきちんと入力することで、常に経営上の数値を把握することができます。

会計ソフトの導入を迷っていたり、不安がある場合は、専門家である税理士に相談すると、導入サポートを受けることができます。初期設定や操作方法のレクチャー、運用開始後のサポートを行ってくれる場合もあるので、インターネットなどで会計ソフト導入に詳しい近隣の税理士を探し、問い合わせてみましょう。

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プロのコメント

辻本弘仁 税理士

一口に会計ソフトと言っても数多くあり、どれを選べばいいのか分からないかと思います。費用もかかります。 導入前に顧問をしてもらっている会計事務所に相談することが一番確実かと思います。ソフト導入後のサポートもありますので。 また、最近ではクラウドソフトもあります。こちらは、従来のソフトと違い導入費用も手頃な価格ですし、何より複式簿記が必要ありません。そのようなソフトであれば、空き時間での入力が可能となります。

桂田隆史 税理士
  • 桂田税理士事務所【滋賀県大津市の経営に強い税理士】
  • 桂田隆史税理士

会計ソフトについては、経理初心者の方でも入力しやすいものが良いと思います。それと、今の時代は、銀行データの自動取り込みや現金出納帳などの自動入力機能も備え付けているものが良いと思います。会計ソフトに入力する作業も大事ですが、出来るだけ作業時間を効率的に減らすことも、もっと大事です。経理は、会計データを作り、会計データは、経営に活かす。今の時代は、会計ソフトを使ってどうするか、を考える必要があると思います。当事務所では、経理初心者の方には、「弥生会計」をオススメしています。「弥生会計」はネームバリューも然ることながら、操作性においても非常に楽出来ます。年間保守料金を支払えば、上記自動入力などにも対応しており、経理が楽になると思います。経理の合理化も立派な税理士事務所の仕事です。

佐藤譲 税理士
  • 佐藤譲税理士事務所
  • 佐藤譲税理士

会計ソフトは高額と思いがちでしょうが、個人の事業内容や会社の規模に応じたリーズナブルのものがたくさんあります。 確かに複式簿記は敷居が高いでしょうが、その高さを感じさせないのが税理士の務めと思います。親切に教えてもらいましょう。理屈を覚えてしまえば以外と簡単ですよ。同じソフトを持っている税理士を選んでみるのが近道ですね。税理士の持っているソフトに合わせることはしないほうが賢明です。

越川智幸 行政書士
  • 越川行政書士事務所(福岡)
  • 越川智幸行政書士

会計ソフトは、財務会計だけでなく管理会計にも、ぜひ活用していただきたいと思います。 一定規模以上の中小企業者では、月次試算表、月次資金繰りや、決算書・税務申告書等の財務会計を確実にするために、会計ソフトを導入して、使用されています。会計ソフトを導入すると、記帳が簡単になり、自動的に、得意先別売上や売掛金の元帳、月次試算表、月次損益推移などをアウトプットすることができます。その上で、決算書・税務申告書まで作成することが出来ます。 会計ソフトで会計帳簿を起票するにあたり、法人税法上の取り扱い、消費税法上の課税・非課税など、専門的な税務的な疑問点があると思います。これらについては、税理士の先生など専門家へ相談されることをお勧めします。 一方で、一定規模以上の中小企業においては、管理会計も重要です。自社の成長余力がどこにあるのか、収支面、資金面で、効率を上げるにはどうしたらよいのか、その点を分析可能とするのが管理会計です。 実際、中小企業者の支援にあたり、管理会計が実施されていない、事業の区分が適切でないケースも見受けられます。ぜひ、会計ソフトを導入される際は、この点もご留意の上で、検討いただければ幸いです。 中小企業診断士・行政書士 越川智幸

藤原寿美 税理士
  • 藤原税理士事務所
  • 藤原寿美税理士

近年さまざまな会計ソフトが出ていますので、迷われることも多いでしょう。一番良いのは顧問税理士さんにご相談されることですが、ご自分でやってみよう!とお考えの方は試用版でお試しされたり、パンフレット等で入力方法や出力できる帳票をご確認されると 良いと思います。 また、自分で会計ソフトを使う自信や時間がないといった場合には、会計事務所に入力を依頼することもできます。

岩本進 税理士
  • 岩本進会計事務所
  • 岩本進税理士

会計業務は基本作業さえ覚えれば、それほど難しくないのです。 ただそこまでの作業を根気よく覚えるまでは、専門家にきちんと指導を受けることが大事です。 そのツールとして会計ソフトを活用するのは有用だと思います。 会計ソフトは値段も高低ありますが、一番大事なことは、経営者がそのソフトで何をしたいのか、得た経理資料をどのように、経営に活用するのかだと思います。 単なる数字の集計のためだけに、会計ソフトを使用するのはもったいないことだと思います。 私の顧問先でも、経理資料を上手に活用している会社は黒字経営を実現し、資金もきちんと残しています。 専門家と上手につきあうことが、経営改善、営業拡大のポイントです。

山田祐子 税理士
  • 山田祐子税理士事務所
  • 山田祐子税理士

個人向けの会計ソフトから部門別会計のできる会計ソフトと、まず導入時点でどれを使えばいいのか迷われるのではないでしょうか。 入口である入力の操作方法は多少異なりますが、出口となる試算表(貸借対照表や損益計算書)の書式は同じもとなります。 まずは期間限定の無料版を試されたり、顧問税理士の導入サポートを受けられることをお勧めします。 ご自身(自社)での入力に慣れてくると、現預金残高の把握が1枚の紙できたり、売上や利益もいち早く把握できるようになるメリットがあります。

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この記事の監修者

【税理士は経営者の皆様にとって身近な相談役です】 最近はなんでもスマホに聞け!という時代ですが、事業を運営・経営される皆様はそれだけでは解決できないことも沢山あろうかと思います。...