どんなことをまかせられる?行政書士へ依頼するときの流れをご紹介

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行政書士に仕事を依頼したいと思っても、どのような流れで進んでいくのか、初めてであればわからないことだらけです。実際に依頼をする前に、どのような手順になっているのか確認しましょう。ここでは、行政書士の力が必要になったとき、どのように依頼すればいいのか、その流れについて詳しく解説します。

どんな時に行政書士が必要?

経営者が行政書士に依頼をするケースはさまざまなことが考えられます。多くの場合は、事業を始めるための許認可申請や、許認可の更新申請などが挙げられます。また、事業が軌道に乗り、法人化をする際にも、定款作成などを行政書士に依頼するケースが多いです。

もちろん、これらの業務は、自分自身でも行うこともできます。しかし、特に許認可に関する書類は、手続きが煩雑であることが多く、何度も却下を受けてしまうなどのリスクがあります。認可を受けるのが遅れると、それだけ事業をスタートする時期が遅くなるため、それだけでビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。

行政書士であれば、それらの書類作成のスペシャリストであるため、最短の日数で許認可を得ることが期待できるのです。

まずは行政書士に相談予約

行政書士に書類作成を依頼するスタート地点としては、行政書士事務所に相談のアポイントを取ることから始めます。行政書士事務所の多くは、個人もしくは少人数で事業を運営していることが多いです。そのため、いきなり事務所に顔を出したとしても、不在であったり、すぐに相談を受けてもらえない可能性があります。

そのような事態を避けるために、基本的には事前に電話やメールでアポイントを取る必要があるでしょう。アポイントを取る際には、どのような依頼をしたいのか、ある程度ヒアリングが行われます。そのため、どのような事を依頼したいのかを事前にメモでまとめておくと、スムーズに進められます。

万が一、その行政書士の得意とする書類作成でなければ、断られる可能性がありますので、アポイントを取る行政書士事務所はいくつか候補を絞っておくとよいでしょう。また、最近ではホームページなどで専門を記載していることも多いです。アポイントを取る前に確認しておくようにしましょう。

面談、そして依頼を行う

無事に、電話でアポイントを取ることができたら、次は実際に行政書士と面談をします。

実際に面談をする際には、アポイントを取った時よりも、依頼についてさらに細かなヒアリングが行われます。この面談の場では、単に依頼したい書類作成の話をするだけではなく、信頼できる行政書士かどうかを見極める場でもあります。気になることや、わからないことはどんどん質問するようにしましょう。あいまいな返事ではなく、的確に答えを返してくれる行政書士がおすすめです。

もし、面談の中で実際に依頼をするという方向になったら、書類申請にかかる費用や報酬について確認しておくようにしましょう。書類申請に係る必要経費は、どの行政書士に依頼してもほとんど変わりません。しかし、行政書士に対する報酬は、依頼先の行政書士が自由に決めることができます。予算的に問題ないかを確認して、依頼をするようにしましょう。

書類収集や作成、提出など

必要経費や行政書士に対する報酬の折り合いがつき、実際に依頼をすることになったら、まず着手金や実費の請求が行われます。入金が確認されれば、行政書士はすぐに行動に移ります。そのため、依頼者としては、後は行政書士におまかせをして、申請が終わるのを待つだけです。申請の内容によっては、書類の提出が求められることもありますが、ほとんどの場合は何もする必要がありません。行政書士は、委任を受けることで、さまざまな書類を独自に収集することができるからです。もし、書類収集や書類作成の段階で、懸念事項がある場合は、その都度連絡が行われます。少しでも早く許認可を得ることができるよう、積極的に協力をしていくようにしましょう。

また、場合によっては、司法書士などのその他の専門家と連携を取る必要があるケースもあります。そのような場合であっても、行政書士が提携していることが多いので、スムーズに手続きをしてもらうことができるでしょう。

業務完了と報酬の支払い

必要な書類がすべて揃い、許認可の結果が出れば依頼はすべて完了です。

無事に許認可が取得できれば、契約金から着手金を差し引いた残りの報酬を支払います。基本的には、認可が下りればすべて終了となりますが、行政書士によっては、書類提出の過程で判明した問題点や課題、そしてその解決方法についてアドバイスを受けることができるでしょう。信頼できる行政書士だと判断できていれば、そのアドバイスに従って、新たな依頼をしてもかまわないです。事業運営を適切にするために、いろいろ頼っていくとよいでしょう。

万が一、却下された場合は、何故却下されたのかを踏まえて、再度書類を作成してもらう必要があります。その場合の報酬について、あらかじめ確認しておくと、トラブルの心配がありません。

行政書士に依頼をして負担を減らそう

事業を始めるにあたっての許認可取得を計画している場合、申請書の作成や申請手続きは、専門家である行政書士に依頼をしたほうが経営者にとってもメリットは大きいです。依頼をしてしまえば、ほとんどの作業をまかせることができます。許認可の継続更新や新規事業を始めるときなども、同じ行政書士に依頼をするケースが多いです。また、法人化の際の定款作成も専門家にまかせれば安心です。長い付き合いになる可能性もあるので、信頼できる行政書士かどうかを見極めて依頼をするとよいでしょう。

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この記事の監修者

はじめまして、行政書士の遠山智弘(とおやま ともひろ)です。 行政書士は官公署(役所など)に提出する書類作成の代行をはじめ、契約書や遺言書作成のプロです。 建設業許可申請や...

プロのコメント

遠山智弘 行政書士
  • 行政書士遠山法務事務所
  • 遠山智弘行政書士

お世話になっております。 行政書士遠山法務事務所の遠山と申します。 行政書士にどの様な業務依頼をしたら良いのか、この依頼は行政書士で良いのかと、ご不安をお持ちのお客様もいらっしゃると思われます。 行政書士の業務範囲は15,000以上あるといわれ、各行政書士に置きましても、得意分野、専門分野がございます。 具体的な業務しては、各役所等に許可申請、届出、手続き代行など 本来であればお客様自身で作成提出をすることができることのお手伝いができると考えて頂けましたら幸いです。 許認可申請や届出をしたいけど、役所のどの課なのか、警察署なのか保健所なのか役所と言われるところは数え切れないほどあります。 そんな中、書類を作成し、各役所に迅速に対応できるのが行政書士としての業務となります。 流れといたしましては、先ずは、メールやお電話などでご連絡を頂き、ご相談、ご依頼、業務着手、書類作成提出。この様な一連の流れになります。 「行政書士に相談したいけど色々と不安だな」と思われましても、 先ずは、当事務所にご相談下さい。どんな些細なことでも先ずは、ご相談から入りましょう。 当事務所は相談料は何回でも何時間でも無料とさせて頂いております。お気軽にお問い合わせください。 行政書士遠山法務事務所 代表行政書士 遠山智弘

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