外国人を雇っている経営者必見! 就労ビザ更新時の注意点

外国人在留・ビザ

雇用している外国人の就労ビザについては、経営者としてしっかりとした管理が必要です。期限が切れてしまったり、滞在許可が得られなかったりすると、帰国を余儀なくされる事態となります。外国人労働者を長期雇用した場合に必ず直面する就労ビザの更新について、知っておくべきポイントや手続きで必要となる情報について確認していきます。

就労ビザの更新とはどのような手続きか

外国人が日本で働く場合には、就労ビザが必要といわれます。しかし厳密には、就労ビザという在留資格は存在しません。ビザは査証とも呼ばれ、入国許可、上陸許可などの際に使われます。「入国管理及び難民認定法」で規定されているビザとは、海外からの渡航者が日本の外務省によって入国を許可された証明を指します。実際には在外日本公館で、パスポートに貼り付けられます。

日本に在留できる資格は27種類ありますが、そのうち就労できる在留資格は17種類だけです。17種類の在留資格にはそれぞれに在留期間が設けられており、また職種によっても異なります。

就労ビザの更新と呼ばれる手続きでは、すでに取得済みのビザの内容を確認し、在留資格と現状との照らし合わせが行われます。申告内容と実際の業務が異なっていると、就労ビザの更新許可がもらえなくなります。

転職をした場合の就労ビザの更新

在留期限が近くなったときには、在留期間更新許可申請を行います。給与支払いの状態が正常で、犯罪などの問題がなければ、半月から1か月ほどで更新許可がもらえます。

転職で会社が変わった場合には、職種によって手続きが変わります。同じ職種のまま会社が変わったのであれば、「就労資格証明書」を先に申請しておくと、更新手続きがスムーズに行われます。転職時に「就労資格証明書」を取得していない場合、新しい会社で働く許可が取れずに就労ビザが更新できない恐れがあります。

以前と異なる職種での転職の場合には、「在留資格変更許可申請」が必要となります。就労ビザ申請では、就労できる17種類の在留資格に属していなければ許可が下りません。再度審査が行われるため、職種が同じである転職よりも手続き期間が長くなります。

就労ビザの更新手続きで必要となる書類

就労ビザの更新手続きで必要となる書類には、次のようなものがあります。

・申請書

・パスポート・在留カード

・課税証明書・納税証明書

・給与所得の源泉徴収票等

さらに転職した場合には、就労資格証明書や契約機関変更の届出、在留資格変更許可申請などが必要となります。また以前の会社の源泉徴収票と退職証明書、現在の会社の登記簿謄本や決算書、雇用契約書、理由書など追加資料の提示を求められる可能性もあります。会社案内など、会社の具体的な企業活動を示せるものも準備しておくと良いでしょう。

会社や職種に変更がない場合には、期限さえ気をつければそれほどハードルは高くありません。しかし、転職によって会社が変わったり職種を変えた場合には、手続きにも時間がかかります。就労ビザの更新前に、できる限りの変更手続きを済ませておくと安心です。

就労ビザの更新で注意するポイント

ビザの更新は3か月前から可能です。在留資格の期日周辺で海外出張などの予定がある場合には、早めに申請しておくと期限切れになる心配がなくなります。期限内に申請をすると、申請中である旨を示すスタンプを押してもらえます。最大で2か月の特例期間が設けられ、この間は在留資格が消滅することはありません。

新しい在留カードは本人が受け取ります。許可が下りて2か月以内に受け取らなければ、資格を失効してしまいます。就労ビザ更新の許可が通知された際には、迅速に入国管理局に出向く必要があります。

外国人を中途採用した場合には、14日以内に契約機関変更の届出が為されたか確認しておきます。また就労ビザの更新までに、就労資格証明書を取得しておけば、更新時にいきなり不許可になる事態を避けられます。

就労ビザの申請時は、非常に手続きが煩雑です。入管側のチェックポイントを熟知している専門家に申請の依頼をすれば、不許可になる可能性を減らすことができます。

企業戦略に関わる就労ビザの更新手続き

就労ビザ更新の問題は、会社の経営戦略にも大きな影響を与えます。更新がうまくいかなければ、従業員は帰国せざるを得ず、貴重な戦力を失うことになりかねません。就労できる在留資格を得続けるためには、従事する業務内容が条件に合致していることが絶対的な条件となります。ビザの法的な条件の判断は素人ではかなり難しいため、就労ビザに精通した専門家の知識が必要です。経営者としては就労ビザの更新が無事に許可されるよう、細心の注意をもって手続きに手落ちがないようバックアップしていきましょう。

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この記事の監修者

はじめまして、行政書士の遠山智弘(とおやま ともひろ)です。 行政書士は官公署(役所など)に提出する書類作成の代行をはじめ、契約書や遺言書作成のプロです。 建設業許可申請や...

プロのコメント

遠山智弘 行政書士
  • 行政書士遠山法務事務所
  • 遠山智弘行政書士

お世話になります。 行政書士遠山法務事務所の遠山です。 在留資格の更新は概ね3か月前からできると法務省のホームページに記載されております。 一日でも早く更新をすることをお勧めしますが、社長様など、日々の業務にお忙しいところ、お一人お一人の更新期限を覚えていることは、大変なご苦労だと思われます。 在留期間も1年、3年、5年とあり、又、在留資格によって作成する書類、各役所や従業員の本国からの書類「エアメール」ではこの時間も逆算して、更新の手続きを行っていかなければならない。 外国から日本で就労している方たちは、命の次に「在留カード」 が大切といっても過言ではありません。 一日でも期間が過ぎてしまえば、オーバーステイになってしまい、不法就労者となってしまい、雇用主に更新期限についての過失があった場合、刑事罰を受ける可能性もございます。 ギリギリでも更新手続きを行えば手続き中は最長2か月間の特例期間があたえられます。 在留カードの裏面に更新手続き中のスタンプが押されますので、安心して就労して頂くことができます。 行政書士遠山法務事務所では年間、多国籍の方々の在留資格関係の業務を行っております。 社長様、お問い合わせいただけましたら、日々の業務のご負担が少しでも減少するお手伝いをさせて頂きます。 ご相談は何回でも何時間でも無料とさせて頂いております。 宜しくお願い致します。

寺澤仁 行政書士
  • 国際法務行政書士事務所オフィスフォーユー
  • 寺澤仁行政書士

記事にある通り、就労系在留資格の更新申請は、一般的にはそれほど難しい手続きではありません。 ただ、うっかりしていると更新が危ういケースもあり得ます。 例えば、1年間その職場で就労していたはずなのに、課税証明書の所得金額が低く、非課税となっている場合です。 月給・年棒制の給与体系ではあまり起こり得ませんが、時給制をとっている場合、就労時間によってはこういう事態も起こることがあります。 この場合、普通に申請した場合、入国管理局側では、「この在留資格を主とする活動を行って在留しているとは認められらない」として更新不許可になることもあります。 弊事務所のクライアントも、まさにそのケースでしたが、申請前にご相談頂いたため、理由書を添付して、更新許可(3年)を受けることができました。 ただの更新申請と侮らず、何か少しでも不安に思うことがあれば、外国人在留資格専門の行政書士に相談することをお勧めします。

萩原伸一 行政書士
  • 萩原行政書士事務所
  • 萩原伸一行政書士

広い意味でビザは、査証と在留資格を指すことが多いですね。 査証は、海外の日本大使館・総領事館において発給されるものです。 査証は、外国人の日本入国に際して事前に審査を終了していることを証するもので、日本へ上陸申請をするための要件の一つであり、入国を保証するものではありません。 例えば、日本入国の際の上陸申請時に旅券・ビザの名義人と別人である等上陸の拒否事由に該当する場合は、入国が許可されません。 これらの点に留意しておきましょう。 就労ビザを持っている外国人は、日本滞在中に次のようなことがあった場合には手続きが必要となります。 在留カードの有効期間の更新、住所地の変更、在留カードの紛失・汚損、転職、結婚・離婚に伴う名前の変更、母国へ一時帰国して日本に再入国する場合、在留資格の変更が必要な場合。 以上大まかな例を挙げてみました。 日本に滞在しているだけで、色々と面倒な手続きの多いことに驚かされますが、だいたいどこの国でも同じようなことになっていますよ。 煩雑な手続きに戸惑うこともあるでしょう。 でも困ったときは、専門家に相談されることをお勧めします。 萩原行政書士事務所では、初回無料相談も受け付けております。 **************************************** 〒152-0035 東京都目黒区自由が丘1-14-2-504 萩原行政書士事務所 行政書士 萩原伸一 Tel & Fax: 03-6421-1920 E-mail: visa.hagi@gmail.com HP: https://www.visahagiwara.com ****************************************

岸本浩明 行政書士
  • 行政書士事務所ネクストページ大阪
  • 岸本浩明行政書士

特例期間について、補足したいと思います。 特例期間中はあくまでも「審査中」であるので、ビザで許可されている活動(就労ビザの場合は仕事になりますね)はできないことになっています。このため、期限ギリギリの更新や入社直前での新卒者のビザ変更をした場合、「審査中」を理由に仕事ができない期間が発生します。 以前、在籍していた事務所での話ですが、特例期間中に就労していたことが次の更新申請でわかって事情説明を求められた事例があります。 会社によっては外国人社員名簿の提出も求められるので、名簿を作って期日管理をして、期間ギリギリの更新を避けるようにされることをおすすめしています。

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